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“El sector público busca datos objetivos para tomar mejores decisiones

"Turismo y Planificación Costa del Sol necesitaba una solución para imputar tiempos a proyectos y conocer las cargas de trabajo que tenían los distintos departamentos ”

Automatizar la imputación de horas
Mejorar la toma de decisiones
Optimizar la gestión del tiempo

El reto

La merecida fama de la Costa del Sol como uno de los enclaves turísticos más atractivos e importantes de España y de Europa no se debe únicamente a la excelencia de sus playas, la belleza de sus parajes o la hospitalidad de sus gentes.

 

Detrás de esa poderosa marca también está el denodado trabajo una empresa pública, Turismo y Planificación Costa del Sol, cuyo propósito es, precisamente, promocionar la provincia de Málaga como destino turístico y apoyar el crecimiento de su economía a través de distintos proyectos con entidades públicas y empresas privadas. Dependiente de la Diputación Provincial de Málaga, la empresa es el resultado de la fusión en 2015 de dos entidades: la Sociedad de Planificación y Desarrollo, SOPDE, y el Patronato de Turismo de la Costa del Sol.

 

Una unión que supuso integrar bajo una misma denominación a una plantilla conjunta de casi 70 personas con metodologías y líneas de trabajo diferentes. Todo un desafío organizativo que obligó a sus responsables a buscar soluciones que les ayudaran a gestionar mejor a esos profesionales y obtener datos fiables de su actividad.

La solución

Sobre Costa del Sol

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Turismo y Planificación Costa del Sol, S.L.U., es una empresa pública de la Diputación Provincial de Málaga, nacida de la fusión de la Sociedad de Planificación y Desarrollo, SOPDE y del Patronato de Turismo de la Costa del Sol, para promocionar la provincia como destino turístico y apoyar el crecimiento de la economía, diseñando y ejecutando proyectos al servicio de empresas privadas y entidades públicas.

La solución llego hace tres años gracias a WorkProject.

 

“Sobre todo, necesitábamos saber la carga de trabajo que tenían los equipos en los distintos departamentos. La implantación de WorkProject nos ha proporcionado ese análisis basado en datos reales”, resume Juan Carlos Rojas, su director de Operaciones y Control de Gestión.

 

Rojas ya había tenido un primer contacto positivo con la aplicación en sus primeras etapas, al poco tiempo de salir al mercado. Pero no fue hasta después de la integración de las dos entidades cuando resultó evidente que necesitaban una herramienta más profesional que pusiera orden en su manera de trabajar. “Teníamos el problema de que una parte de la empresa utilizaba un gestor de proyectos al que le imputaban los tiempos dedicado a los mismos, y otra parte que no lo hacía. Con WorkProject hemos conseguido homogenizar la imputación de horas a través de una misma aplicación”.

WorkProject, asegura este directivo, ha supuesto un antes y un después al superar los viejos sistemas de control que usaba la empresa. “Antes la supervisión de la carga de datos se basaba en la opinión de la dirección de cada uno de los departamentos. En cuanto a la imputación de los tiempos, se hacía a partir de los apuntes que realizaba el empleado o empleada, lo que se prestaba a todo tipo de imprecisiones y errores humanos”, explica Juan Carlos Rojas.

 

La solución llegó hace tres años gracias a WorkProject. Fue precisamente la necesidad de objetivar ese proceso, para poder tomar mejores decisiones en base a datos y no a impresiones subjetivas, lo que llevó a la empresa a implantar WorkProject. “Ahora la imputación de tiempos se realiza en base a reglas y procesos automatizados, lo que hace el sistema mucho más fiable”, concluye el director de Operaciones y Control de Gestión de la empresa pública malagueña.

Resultado

El cambio operado por el uso de WorkProject en Turismo y Planificación Costa del Sol ha sido gradual. “La tecnología hay que introducirla a cucharadas pequeñas”, recuerda Rojas. Sobre todo porque, al margen de la complejidad que supone una implementación de estas características, toda novedad genera ciertos recelos al principio que es necesario superar.

Hay un proceso de adaptación. “Hubo cierta resistencia al cambio que poco a poco se ha ido minimizando. Además, la aplicación cuenta con la ventaja de que es bastante fácil de instalar y configurar. En ese sentido, nos ayudó y nos sigue ayudando mucho la excelente disponibilidad del equipo de WorkMeter para ayudarnos en la implementación de la aplicación”, dice.

Uno de los aspectos que más valora Turismo y Planificación Costa del Sol de la herramienta es poder analizar los tiempos que los empleados dedican a las distintas aplicaciones de sus PCs. Una información ajustada y en tiempo real que está permitiendo a la empresa mejorar sus procesos organizativos.

 

Los completos informes mensuales y el soporte recibido por el equipo de WorkMeter son otros de los puntos más valorados de servicio. “Yo diría que la aplicación se ha ajustado a nuestras necesidades en un 90%. Y ya estamos trabajando con WorkMeter en algunas mejoras que creemos se pueden implementar para alcanzar el 100%”, indica el directivo.

 

Rojas comenta que algunas personas se sorprenden de que una empresa pública utilice una herramienta tan exclusiva y completa. Pero, recuerda, la búsqueda de la excelencia y las mejoras organizativas no son patrimonio ni de lo público ni de lo privado. “Yo recomendaría WorkProject a todas aquellas empresas que quieran tener una visión clara y sin sesgos de lo que hacen sus equipos con respecto a la imputación de tiempos a proyectos y a las aplicaciones que se utilicen para tal fin”.

¿Diría que han mejorado con la aplicación?

 

“Tenemos muchos datos que evidencian esa mejora”, asegura. Aunque, quizá la principal sea la del cambio de paradigma que supone incorporar el propio concepto de medición a la operativa diaria de una plantilla. “Porque”, remata Juan Carlos Rojas, “hoy en día una aplicación que te permita analizar datos de manera objetiva ya debe categorizarse como una gran mejoría”.

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