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“Mejorando la productividad, la transparencia y el rigor, e impulsado la modernización”

"El Ayuntamiento de Gavà necesitaba una herramienta estratégica para la mejora de la productividad, la gestión por objetivos, la mejora de los resultados, y para impulsar la actualización de la gestión y el teletrabajo ”

Aumento de un 20% de productividad
Mejorar la toma de decisiones
Plan de Teletrabajo y ahorro

El reto

El Ayuntamiento de Gavà quería mejorar la gestión aplicando criterios de racionalidad, eficiencia y austeridad, al mismo tiempo, modernizar la organización municipal y situarse como un organismo de referencia en la implementación de los cambios que las Administraciones Públicas y el mundo local deben emprender.

 

Se desarrolló un plan conocido como Plan GAVÀ21, con el fin de optimizar el uso de los recursos, reducir los gastos y ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos, y en el que además de otras iniciativas, se tenían que incorporar soluciones de gestión de los RRHH que permitiesen medir, optimizar y dedicar los recursos de forma más eficiente, poniendo foco en la mejora de la productividad.

 

Se pretendía mejorar el modelo de gestión para que fuese más sólido y eficiente, teniendo más objetividad y pudiendo tomar decisiones correctas para reforzar las áreas que aportasen más valor a la ciudadanía. Se quería también contemplar iniciativas de ahorro, de transparencia y en definitiva, apoyar el Plan GAVÀ21 para racionalizar y gestionar mejor los recursos.

Sobre Ayto. de Gavá

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Gavà es un municipio de cerca de 50.000 habitantes, cuenta en el ayuntamiento con cerca de 500 funcionarios, de los cuales 150 trabajan en oficinas.

La solución

El Ayuntamiento de Gavà optó por seleccionar EffiWork por su característica de recogida no-intrusiva y automática de los datos, para garantizar la objetividad, y por su facilidad y rapidez de puesta en marcha.

 

  • En el mes de Junio se comunicó la voluntad de implementar la plataforma de productividad EffiWork a los miembros del consejo, los mandos intermedios, el comité de empresa y a los trabajadores.

  • Se inició la formación a los mandos intermedios.

  • Se desplegó la plataforma EffiWork a mediados de Julio 2012. En una primera fase se optó por medir sólo las actividades con ordenadores, aunque EffiWork permite medir también otros dispositivos tecnológicos.

  • Tras desplegarse la herramienta, se configuraron los mapas de productividad y se dió también acceso a todos los trabajadores para que tomasen conciencia y empezasen a mejorar su productividad.

Resultado

Tras sólo 3 meses desde la implementación, los resultados alcanzados son los siguientes:

  • Al darle acceso a los empleados, se ha obtenido un incremento de la productividad media del 20% en todos los departamentos.

  • Se pudo identificar con precisión las áreas con más oportunidades de mejora.

  • Se descubrieron dinámicas de trabajo que no se conocían, y sobre las que ya se están haciendo planes de mejora.

  • EffiWork ha sido ampliamente aceptado por las personas implicadas, que consideran la solución como algo muy positivo para la gestión de su tiempo.

  • Las decisiones internas se están tomando de forma más objetiva.

Gracias a los datos proporcionados por EffiWork, el Ayuntamiento de Gavà va a poner en marcha políticas de mejora y cambio a medio y largo plazo por lo que ha decido:

 

1. Estudiar la Presentación de un plan de reducción IT para eliminar hasta un 25% en equipos y licencias, detectados como innecesarios o que pueden ser explotados de forma rotativa (VDI), con el consiguiente ahorro.

2. Estudiar un plan, apoyado por EffiWork, para integrar un programa de teletrabajo, durante los próximos 3 años, ya que está demostrado que el teletrabajo:

  • Aporta mayor motivación y mayor compromiso del personal.

  • Permite mejoras en la productividad y en la calidad del trabajo.

  • Reduce los costes por rotación y bajas del personal así como los costes indirectos de mantenimiento y consumos, y desplazamientos por la ciudad, por lo que está claramente alineado con las políticas de ahorro energético impulsadas por el Ayuntamiento y con las relacionadas con el concepto de “Smart City”.

  • Ahorro económico para los trabajadores y el Ayuntamiento.

 

3. Compartir de forma transparente con sus ciudadanos las medidas de rigor y productividad que se están aplicando, ya que son una prueba de la buena gestión que se está imponiendo en el Ayuntamiento.

 

4. La gestión y la productividad, incentivos y algunas otras iniciativas se van a poder aplicar a partir de ahora con criterios de mayor objetividad.

Con EffiWork, además de las mejoras internas, mejor servicio al ciudadano, y gestión más profesional, el Ayuntamiento de Gavà calcula que el ahorro acumulado durante los próximos 3-5 años, aunque no está cuantificado todavía, será de varios millones de Euros, y sin necesidad de ajustes traumáticos de plantilla.

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